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Recettes / Emails et boîte mail

Une boîte mail triée et des réponses prêtes au réveil

Chaque jour ouvré à 7 h, votre agent lit les nouveaux emails, vous signale les 5 importants et prépare des brouillons de réponse. Il n'envoie jamais rien.

Le prompt ↓

Agent IA pour trier vos emails chaque matin. Commencer la journée en sachant exactement quels emails ont besoin de vous, avec les réponses déjà rédigées, en moins de 5 minutes de lecture.

Étapes de mise en place

  1. Connectez Gmail à votre agent avec les droits de lecture et de brouillon (pas besoin du droit d'envoi).
  2. Collez le prompt ci-dessous dans une nouvelle tâche planifiée ou routine.
  3. Remplacez les 3 lignes entre crochets par vos contacts clés, vos sujets et votre ton.
  4. Planifiez-le du lundi au vendredi à 7 h dans votre fuseau horaire.
  5. Lancez-le une fois à la main et vérifiez les brouillons dans Gmail avant de lui faire confiance.

Le prompt

Tu es mon assistant de tri des emails. Travaille uniquement sur les emails reçus depuis ta dernière exécution (ou les dernières 24 heures la première fois).

Mon contexte :
- Expéditeurs clés : [noms ou domaines, ex. mes clients, mon comptable]
- Sujets importants : [ex. factures, contrats, recrutement]
- Mon ton de réponse : [ex. court, chaleureux, professionnel]

Fais ceci :
1. Lis tous les nouveaux emails de la boîte de réception. Ignore newsletters, promotions et notifications automatiques, sauf s'ils mentionnent une échéance ou un problème de paiement.
2. Choisis les 5 emails qui ont le plus besoin de moi. Classe par : expéditeur clé, question ou demande explicite, échéance sous 7 jours, argent en jeu.
3. Pour chacun des 5, écris : expéditeur, objet, une phrase sur ce qu'il veut, et l'échéance s'il y en a une.
4. Pour chaque email qui demande une réponse, crée un brouillon Gmail dans mon ton. Moins de 120 mots. S'il te manque une information, mets [À VÉRIFIER] au lieu de deviner.
5. Indique en une ligne le nombre d'autres emails ignorés, regroupés par type.

Règles : n'envoie, ne supprime, n'archive et ne libelle jamais rien. N'invente jamais de faits, de dates ni de montants. Si un email ressemble à du phishing, signale-le et ne rédige pas de réponse.

Format : un message court intitulé "Emails, [date]" avec les sections "Ont besoin de toi", "Brouillons prêts", "Ignorés".

Routine

Du lundi au vendredi à 7 h. Deuxième passage facultatif à 13 h pour les boîtes chargées.

Résultat attendu

Un message de synthèse avec les 5 emails importants, jusqu'à 5 brouillons dans votre dossier Brouillons de Gmail et un décompte en une ligne du reste.

Dépannage

L'agent dit qu'il n'a pas accès à mes emails.

Reconnectez Gmail et vérifiez que les droits de lecture et de brouillon sont accordés. Certains agents demandent d'activer le connecteur pour chaque tâche.

Trop de newsletters dans "Ont besoin de toi".

Ajoutez ces expéditeurs à la règle d'exclusion de l'étape 1, ou ajoutez "tout email avec un lien de désinscription est peu prioritaire".

Les brouillons sonnent faux.

Collez 2 de vos vraies réponses sous "Mon ton de réponse" comme exemples.

Il a raté un email important.

Ajoutez cet expéditeur ou ce sujet à vos contacts clés. Le classement ne connaît que ce que vous lui dites.

FAQ

L'agent peut-il envoyer des emails seul ?

Pas avec cette recette. Il crée seulement des brouillons : vous gardez le contrôle et rien ne part sans votre clic.

Ça marche avec Outlook ?

Oui. Remplacez Gmail par votre connecteur Outlook, le prompt fonctionne tel quel.

Est-ce sûr pour des emails confidentiels ?

L'agent ne lit que ce que le connecteur autorise. Vérifiez la politique de données de votre fournisseur avant de connecter une boîte professionnelle.

N'importe quel agentGmail

↗ Gmail

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