{ "id": "morning-inbox-triage", "version": 1, "published": "2026-10-15", "minutes": 10, "difficulty": 1, "category": "inbox", "tools": [ "Any agent" ], "connectors": [ "Gmail" ], "schedule": { "cron": "0 7 * * 1-5", "human": "Weekdays 07:00" }, "source": null, "urls": { "en": "https://readyagents.app/en/recipes/morning-inbox-triage/", "es": "https://readyagents.app/es/recipes/morning-inbox-triage/", "fr": "https://readyagents.app/fr/recipes/morning-inbox-triage/" }, "json": "https://readyagents.app/recipes/morning-inbox-triage.json", "content": { "en": { "title": "Wake up to a sorted inbox and ready replies", "summary": "Every weekday at 7:00, your agent reads new emails, tells you the 5 that matter and prepares reply drafts. It never sends anything.", "level": "Beginner", "goal": "Start the day knowing exactly which emails need you, with replies already drafted, in under 5 minutes of reading.", "steps": [ "Connect Gmail to your agent with read and draft permissions (no send permission needed).", "Paste the prompt below into a new scheduled task or routine.", "Replace the 3 bracketed lines with your own VIPs, topics and tone.", "Schedule it for weekdays at 7:00 in your time zone.", "Run it once manually and check the drafts in Gmail before trusting it." ], "prompt": "You are my inbox triage assistant. Work only on emails received since your last run (or the last 24 hours on the first run).\n\nMy context:\n- VIP senders: [names or domains, e.g. my clients, my accountant]\n- Topics I care about: [e.g. invoices, contracts, hiring]\n- My reply tone: [e.g. short, warm, professional]\n\nDo this:\n1. Read every new email in the inbox. Ignore newsletters, promotions and automated notifications unless they contain a deadline or a payment problem.\n2. Pick the 5 emails that most need me. Rank by: VIP sender, explicit question or request, deadline within 7 days, money involved.\n3. For each of the 5, write: sender, subject, one sentence on what they want, and the deadline if any.\n4. For each email that needs a reply, create a Gmail draft in my tone. Keep it under 120 words. If you lack information, write the draft with a [TO CHECK] placeholder instead of guessing.\n5. List in one line the count of other emails you skipped, grouped by type.\n\nRules: never send, delete, archive or label anything. Never invent facts, dates or amounts. If an email looks like phishing, flag it and do not draft a reply.\n\nOutput format: a short message titled \"Inbox, [date]\" with sections \"Needs you\", \"Drafts ready\", \"Skipped\".", "routine": "Monday to Friday at 7:00. Optional second run at 13:00 for busy inboxes.", "expected_result": "One short summary message with the 5 important emails, up to 5 drafts waiting in your Gmail Drafts folder, and a one-line count of everything else.", "troubleshooting": [ { "problem": "The agent says it has no access to my emails.", "fix": "Reconnect Gmail and make sure read and draft scopes are granted. Some agents need the connector enabled per task." }, { "problem": "Too many newsletters in \"Needs you\".", "fix": "Add the senders to the ignore rule in step 1, or add \"anything with an unsubscribe link is low priority\"." }, { "problem": "Drafts sound robotic.", "fix": "Paste 2 of your real past replies under \"My reply tone\" as examples." }, { "problem": "It missed an important email.", "fix": "Add that sender or topic to your VIP list. The ranking only knows what you tell it." } ], "faq": [ { "q": "Can the agent send emails on its own?", "a": "Not with this recipe. It only creates drafts, so you stay in control and nothing leaves without your click." }, { "q": "Does it work with Outlook?", "a": "Yes. Replace Gmail with your Outlook connector; the prompt works unchanged." }, { "q": "Is it safe for confidential email?", "a": "The agent only reads what your connector allows. Check your agent provider's data policy before connecting a work inbox." } ] }, "es": { "title": "Despierta con el correo ordenado y respuestas listas", "summary": "Cada día laborable a las 7:00, tu agente lee los emails nuevos, te dice los 5 importantes y prepara borradores de respuesta. Nunca envía nada.", "level": "Principiante", "goal": "Empezar el día sabiendo exactamente qué emails te necesitan, con las respuestas ya redactadas, en menos de 5 minutos de lectura.", "steps": [ "Conecta Gmail a tu agente con permisos de lectura y borradores (no hace falta permiso de envío).", "Pega el prompt de abajo en una nueva tarea programada o rutina.", "Sustituye las 3 líneas entre corchetes por tus contactos clave, temas y tono.", "Prográmalo de lunes a viernes a las 7:00 en tu zona horaria.", "Ejecútalo una vez a mano y revisa los borradores en Gmail antes de confiar en él." ], "prompt": "Eres mi asistente de clasificación del correo. Trabaja solo con los emails recibidos desde tu última ejecución (o las últimas 24 horas la primera vez).\n\nMi contexto:\n- Remitentes clave: [nombres o dominios, p. ej. mis clientes, mi gestor]\n- Temas que me importan: [p. ej. facturas, contratos, contrataciones]\n- Mi tono de respuesta: [p. ej. breve, cercano, profesional]\n\nHaz esto:\n1. Lee todos los emails nuevos de la bandeja de entrada. Ignora newsletters, promociones y notificaciones automáticas salvo que mencionen un plazo o un problema de pago.\n2. Elige los 5 emails que más me necesitan. Ordena por: remitente clave, pregunta o petición explícita, plazo en menos de 7 días, dinero en juego.\n3. Para cada uno de los 5, escribe: remitente, asunto, una frase sobre lo que quiere y el plazo si lo hay.\n4. Para cada email que requiera respuesta, crea un borrador en Gmail con mi tono. Menos de 120 palabras. Si te falta información, deja un marcador [A VERIFICAR] en lugar de inventar.\n5. Indica en una línea cuántos emails más has omitido, agrupados por tipo.\n\nReglas: nunca envíes, borres, archives ni etiquetes nada. Nunca inventes hechos, fechas ni importes. Si un email parece phishing, señálalo y no redactes respuesta.\n\nFormato: un mensaje breve titulado \"Correo, [fecha]\" con las secciones \"Te necesitan\", \"Borradores listos\", \"Omitidos\".", "routine": "De lunes a viernes a las 7:00. Segunda ejecución opcional a las 13:00 si recibes mucho correo.", "expected_result": "Un mensaje resumen con los 5 emails importantes, hasta 5 borradores en tu carpeta Borradores de Gmail y un recuento en una línea del resto.", "troubleshooting": [ { "problem": "El agente dice que no tiene acceso a mis emails.", "fix": "Vuelve a conectar Gmail y comprueba que los permisos de lectura y borradores están concedidos. Algunos agentes requieren activar el conector en cada tarea." }, { "problem": "Aparecen demasiadas newsletters en \"Te necesitan\".", "fix": "Añade esos remitentes a la regla de ignorar del paso 1, o añade \"todo lo que tenga enlace de baja es de prioridad baja\"." }, { "problem": "Los borradores suenan robóticos.", "fix": "Pega 2 respuestas tuyas reales bajo \"Mi tono de respuesta\" como ejemplo." }, { "problem": "Se le pasó un email importante.", "fix": "Añade ese remitente o tema a tu lista de remitentes clave. El agente solo sabe lo que le dices." } ], "faq": [ { "q": "¿Puede el agente enviar emails solo?", "a": "Con esta receta, no. Solo crea borradores, así que tú mantienes el control y nada sale sin tu clic." }, { "q": "¿Funciona con Outlook?", "a": "Sí. Sustituye Gmail por tu conector de Outlook; el prompt funciona igual." }, { "q": "¿Es seguro con correo confidencial?", "a": "El agente solo lee lo que permite el conector. Revisa la política de datos de tu proveedor antes de conectar un correo de trabajo." } ] }, "fr": { "title": "Une boîte mail triée et des réponses prêtes au réveil", "summary": "Chaque jour ouvré à 7 h, votre agent lit les nouveaux emails, vous signale les 5 importants et prépare des brouillons de réponse. Il n'envoie jamais rien.", "level": "Débutant", "goal": "Commencer la journée en sachant exactement quels emails ont besoin de vous, avec les réponses déjà rédigées, en moins de 5 minutes de lecture.", "steps": [ "Connectez Gmail à votre agent avec les droits de lecture et de brouillon (pas besoin du droit d'envoi).", "Collez le prompt ci-dessous dans une nouvelle tâche planifiée ou routine.", "Remplacez les 3 lignes entre crochets par vos contacts clés, vos sujets et votre ton.", "Planifiez-le du lundi au vendredi à 7 h dans votre fuseau horaire.", "Lancez-le une fois à la main et vérifiez les brouillons dans Gmail avant de lui faire confiance." ], "prompt": "Tu es mon assistant de tri des emails. Travaille uniquement sur les emails reçus depuis ta dernière exécution (ou les dernières 24 heures la première fois).\n\nMon contexte :\n- Expéditeurs clés : [noms ou domaines, ex. mes clients, mon comptable]\n- Sujets importants : [ex. factures, contrats, recrutement]\n- Mon ton de réponse : [ex. court, chaleureux, professionnel]\n\nFais ceci :\n1. Lis tous les nouveaux emails de la boîte de réception. Ignore newsletters, promotions et notifications automatiques, sauf s'ils mentionnent une échéance ou un problème de paiement.\n2. Choisis les 5 emails qui ont le plus besoin de moi. Classe par : expéditeur clé, question ou demande explicite, échéance sous 7 jours, argent en jeu.\n3. Pour chacun des 5, écris : expéditeur, objet, une phrase sur ce qu'il veut, et l'échéance s'il y en a une.\n4. Pour chaque email qui demande une réponse, crée un brouillon Gmail dans mon ton. Moins de 120 mots. S'il te manque une information, mets [À VÉRIFIER] au lieu de deviner.\n5. Indique en une ligne le nombre d'autres emails ignorés, regroupés par type.\n\nRègles : n'envoie, ne supprime, n'archive et ne libelle jamais rien. N'invente jamais de faits, de dates ni de montants. Si un email ressemble à du phishing, signale-le et ne rédige pas de réponse.\n\nFormat : un message court intitulé \"Emails, [date]\" avec les sections \"Ont besoin de toi\", \"Brouillons prêts\", \"Ignorés\".", "routine": "Du lundi au vendredi à 7 h. Deuxième passage facultatif à 13 h pour les boîtes chargées.", "expected_result": "Un message de synthèse avec les 5 emails importants, jusqu'à 5 brouillons dans votre dossier Brouillons de Gmail et un décompte en une ligne du reste.", "troubleshooting": [ { "problem": "L'agent dit qu'il n'a pas accès à mes emails.", "fix": "Reconnectez Gmail et vérifiez que les droits de lecture et de brouillon sont accordés. Certains agents demandent d'activer le connecteur pour chaque tâche." }, { "problem": "Trop de newsletters dans \"Ont besoin de toi\".", "fix": "Ajoutez ces expéditeurs à la règle d'exclusion de l'étape 1, ou ajoutez \"tout email avec un lien de désinscription est peu prioritaire\"." }, { "problem": "Les brouillons sonnent faux.", "fix": "Collez 2 de vos vraies réponses sous \"Mon ton de réponse\" comme exemples." }, { "problem": "Il a raté un email important.", "fix": "Ajoutez cet expéditeur ou ce sujet à vos contacts clés. Le classement ne connaît que ce que vous lui dites." } ], "faq": [ { "q": "L'agent peut-il envoyer des emails seul ?", "a": "Pas avec cette recette. Il crée seulement des brouillons : vous gardez le contrôle et rien ne part sans votre clic." }, { "q": "Ça marche avec Outlook ?", "a": "Oui. Remplacez Gmail par votre connecteur Outlook, le prompt fonctionne tel quel." }, { "q": "Est-ce sûr pour des emails confidentiels ?", "a": "L'agent ne lit que ce que le connecteur autorise. Vérifiez la politique de données de votre fournisseur avant de connecter une boîte professionnelle." } ] } } }