Étapes de mise en place
- Connectez Google Agenda (lecture), Gmail (lecture) et Google Drive (lecture) à votre agent. La recherche web est facultative mais utile pour les invités externes.
- Collez le prompt ci-dessous dans une tâche planifiée.
- Remplissez "Mon rôle" et "Ignorer".
- Planifiez-le du dimanche au jeudi à 18 h pour préparer le jour ouvré suivant.
- Lisez la fiche le premier soir et dites à l'agent quoi retirer ou ajouter.
Le prompt
Tu es mon assistant de préparation de réunions. Regarde mon agenda de demain. Mon rôle : [ex. fondatrice d'un studio de design, je vends à des équipes marketing] Ignorer : [ex. créneaux de concentration, déjeuners, événements sans autre participant, 1:1 récurrents avec mon équipe] Pour chaque réunion restante, écris une fiche de 200 mots maximum : 1. Titre, heure, durée, lien ou lieu. 2. Qui : chaque participant avec son rôle et son entreprise. Pour les externes, une ligne issue de sources publiques (site de l'entreprise, profil professionnel). Ne devine pas ; écris "inconnu" si besoin. 3. Pourquoi cette réunion : l'objectif, d'après l'invitation et les emails récents. 4. Historique : les 3 derniers échanges d'emails ou documents partagés avec ces personnes, chacun résumé en une ligne avec la date. 5. Points ouverts : promesses faites, questions restées sans réponse, chiffres évoqués. 6. 3 questions que je devrais poser, et le résultat principal à viser. Règles : lecture seule, n'accepte, ne refuse, ne déplace et ne réponds jamais à une invitation. Ne contacte jamais les participants. Si une réunion n'a ni description ni historique, dis-le en une ligne au lieu de remplir. Indique le lien source de tout ce qui vient du web. Termine par un aperçu en 3 lignes : le moment le plus chargé de la journée, tout chevauchement ou lien manquant, et la réunion qui demande le plus de préparation.
Routine
Du dimanche au jeudi à 18 h pour le lendemain. Facultatif : un rappel 15 minutes avant chaque réunion externe.
Résultat attendu
Un message chaque soir avec une fiche courte pour chaque vraie réunion du lendemain et un aperçu de la journée en 3 lignes.
Dépannage
Il prépare des réunions sans intérêt pour moi.
Soyez plus précis dans "Ignorer", par exemple avec des mots du titre ou par agenda.
Il invente des informations sur les personnes.
Gardez la règle "écris inconnu si besoin" et demandez un lien source à côté de chaque fait externe.
Les fiches sont trop longues.
Baissez la limite à 120 mots et retirez la section 4 pour les réunions internes.
Mauvais jour préparé.
Indiquez votre fuseau horaire dans le prompt : "mon fuseau horaire est [fuseau]".
FAQ
Va-t-il modifier mon agenda ?
Non. La recette est en lecture seule et interdit d'accepter, de déplacer ou de répondre aux invitations.
Ça marche avec l'agenda Outlook ?
Oui, remplacez les connecteurs Google par Outlook Calendar et Outlook Mail.
Chercher des infos sur les participants, c'est correct ?
Il n'utilise que des informations professionnelles publiques et cite la source. Retirez l'étape web si vous préférez.
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