{ "id": "meeting-prep-assistant", "version": 1, "published": "2026-10-15", "minutes": 12, "difficulty": 2, "category": "ops", "tools": [ "Any agent" ], "connectors": [ "Google Calendar", "Gmail", "Google Drive", "Web search" ], "schedule": { "cron": "0 18 * * 0-4", "human": "Sunday to Thursday 18:00 (prepares the next day)" }, "source": null, "urls": { "en": "https://readyagents.app/en/recipes/meeting-prep-assistant/", "es": "https://readyagents.app/es/recipes/meeting-prep-assistant/", "fr": "https://readyagents.app/fr/recipes/meeting-prep-assistant/" }, "json": "https://readyagents.app/recipes/meeting-prep-assistant.json", "content": { "en": { "title": "Walk into every meeting already briefed", "summary": "Every evening, your agent reads tomorrow's calendar and writes a one-page brief per meeting: who, why, past exchanges, 3 questions to ask.", "level": "Intermediate", "goal": "Walk into every meeting knowing who you are meeting, what was said before and what you want out of it, without spending 20 minutes digging.", "steps": [ "Connect Google Calendar (read), Gmail (read) and Google Drive (read) to your agent. Web search is optional but useful for external guests.", "Paste the prompt below into a scheduled task.", "Fill in \"My role\" and \"Skip\".", "Schedule it Sunday to Thursday at 18:00 so it prepares the next working day.", "Read the brief the first evening and tell the agent what to cut or add." ], "prompt": "You are my meeting preparation assistant. Look at my calendar for tomorrow.\n\nMy role: [e.g. founder of a design studio, I sell to marketing teams]\nSkip: [e.g. focus blocks, lunch, events with no other attendee, recurring 1:1 with my team]\n\nFor each remaining meeting, write a brief of max 200 words:\n1. Title, time, duration, link or location.\n2. Who: each attendee with role and company. For external people, one line from public sources (company site, professional profile). Do not guess; write \"unknown\" if needed.\n3. Why this meeting: the goal, from the invite and recent emails.\n4. History: the last 3 email exchanges or documents shared with these people, each summarised in one line with the date.\n5. Open points: promises made, questions left unanswered, numbers mentioned.\n6. 3 questions I should ask, and the one outcome I should aim for.\n\nRules: read only, never accept, decline, move or reply to invites. Never contact attendees. If a meeting has no description and no history, say so in one line instead of padding. Mark anything from the web with its source link.\n\nFinish with a 3-line overview: busiest moment of the day, any overlap or missing link, and the meeting that needs the most preparation.", "routine": "Sunday to Thursday at 18:00 for the next day. Optional: a 15-minute reminder run before each external meeting.", "expected_result": "One message per evening with a short brief for each real meeting of the next day and a 3-line overview of the day.", "troubleshooting": [ { "problem": "It prepares meetings I do not care about.", "fix": "Be more specific in \"Skip\", for example by title keywords or by calendar." }, { "problem": "It invents facts about people.", "fix": "Keep the rule \"write unknown if needed\" and ask for a source link next to every external fact." }, { "problem": "Briefs are too long.", "fix": "Lower the limit to 120 words and remove section 4 for internal meetings." }, { "problem": "Wrong day prepared.", "fix": "State your time zone in the prompt: \"my time zone is [zone]\"." } ], "faq": [ { "q": "Will it change my calendar?", "a": "No. The recipe is read only and forbids accepting, moving or replying to invites." }, { "q": "Does it work with Outlook calendar?", "a": "Yes, replace the Google connectors with Outlook Calendar and Outlook Mail." }, { "q": "Is looking up attendees ok?", "a": "It only uses public professional information and cites the source. Remove the web step if you prefer." } ] }, "es": { "title": "Llega a cada reunión ya preparado", "summary": "Cada tarde, tu agente lee el calendario de mañana y redacta una ficha por reunión: quién, por qué, intercambios previos y 3 preguntas que hacer.", "level": "Intermedio", "goal": "Llegar a cada reunión sabiendo con quién hablas, qué se dijo antes y qué quieres conseguir, sin pasar 20 minutos buscando.", "steps": [ "Conecta Google Calendar (lectura), Gmail (lectura) y Google Drive (lectura) a tu agente. La búsqueda web es opcional pero útil para invitados externos.", "Pega el prompt de abajo en una tarea programada.", "Rellena \"Mi función\" y \"Omitir\".", "Prográmalo de domingo a jueves a las 18:00 para que prepare el día laborable siguiente.", "Lee la ficha la primera tarde y dile al agente qué quitar o añadir." ], "prompt": "Eres mi asistente de preparación de reuniones. Mira mi calendario de mañana.\n\nMi función: [p. ej. fundadora de un estudio de diseño, vendo a equipos de marketing]\nOmitir: [p. ej. bloques de concentración, comidas, eventos sin otros asistentes, 1:1 recurrentes con mi equipo]\n\nPara cada reunión restante, escribe una ficha de máximo 200 palabras:\n1. Título, hora, duración, enlace o lugar.\n2. Quién: cada asistente con su cargo y empresa. Para personas externas, una línea de fuentes públicas (web de la empresa, perfil profesional). No adivines; escribe \"desconocido\" si hace falta.\n3. Por qué esta reunión: el objetivo, según la invitación y los emails recientes.\n4. Historial: los 3 últimos intercambios de email o documentos compartidos con estas personas, cada uno resumido en una línea con la fecha.\n5. Puntos abiertos: promesas hechas, preguntas sin respuesta, cifras mencionadas.\n6. 3 preguntas que debería hacer y el resultado principal al que apuntar.\n\nReglas: solo lectura, nunca aceptes, rechaces, muevas ni respondas invitaciones. Nunca contactes a los asistentes. Si una reunión no tiene descripción ni historial, dilo en una línea en lugar de rellenar. Indica el enlace de la fuente de todo lo que venga de la web.\n\nTermina con un resumen de 3 líneas: el momento más cargado del día, cualquier solapamiento o enlace que falte, y la reunión que más preparación necesita.", "routine": "De domingo a jueves a las 18:00 para el día siguiente. Opcional: un recordatorio 15 minutos antes de cada reunión externa.", "expected_result": "Un mensaje cada tarde con una ficha breve para cada reunión real del día siguiente y un resumen del día en 3 líneas.", "troubleshooting": [ { "problem": "Prepara reuniones que no me interesan.", "fix": "Sé más preciso en \"Omitir\", por ejemplo con palabras del título o por calendario." }, { "problem": "Inventa datos sobre las personas.", "fix": "Mantén la regla \"escribe desconocido si hace falta\" y pide un enlace de fuente junto a cada dato externo." }, { "problem": "Las fichas son demasiado largas.", "fix": "Baja el límite a 120 palabras y quita la sección 4 en reuniones internas." }, { "problem": "Prepara el día equivocado.", "fix": "Indica tu zona horaria en el prompt: \"mi zona horaria es [zona]\"." } ], "faq": [ { "q": "¿Va a cambiar mi calendario?", "a": "No. La receta es de solo lectura y prohíbe aceptar, mover o responder invitaciones." }, { "q": "¿Funciona con el calendario de Outlook?", "a": "Sí, sustituye los conectores de Google por Outlook Calendar y Outlook Mail." }, { "q": "¿Está bien buscar información de los asistentes?", "a": "Solo usa información profesional pública y cita la fuente. Quita el paso web si lo prefieres." } ] }, "fr": { "title": "Arriver à chaque réunion déjà briefé", "summary": "Chaque soir, votre agent lit l'agenda du lendemain et rédige une fiche par réunion : qui, pourquoi, échanges passés, 3 questions à poser.", "level": "Intermédiaire", "goal": "Arriver à chaque réunion en sachant qui vous rencontrez, ce qui a été dit avant et ce que vous voulez obtenir, sans passer 20 minutes à chercher.", "steps": [ "Connectez Google Agenda (lecture), Gmail (lecture) et Google Drive (lecture) à votre agent. La recherche web est facultative mais utile pour les invités externes.", "Collez le prompt ci-dessous dans une tâche planifiée.", "Remplissez \"Mon rôle\" et \"Ignorer\".", "Planifiez-le du dimanche au jeudi à 18 h pour préparer le jour ouvré suivant.", "Lisez la fiche le premier soir et dites à l'agent quoi retirer ou ajouter." ], "prompt": "Tu es mon assistant de préparation de réunions. Regarde mon agenda de demain.\n\nMon rôle : [ex. fondatrice d'un studio de design, je vends à des équipes marketing]\nIgnorer : [ex. créneaux de concentration, déjeuners, événements sans autre participant, 1:1 récurrents avec mon équipe]\n\nPour chaque réunion restante, écris une fiche de 200 mots maximum :\n1. Titre, heure, durée, lien ou lieu.\n2. Qui : chaque participant avec son rôle et son entreprise. Pour les externes, une ligne issue de sources publiques (site de l'entreprise, profil professionnel). Ne devine pas ; écris \"inconnu\" si besoin.\n3. Pourquoi cette réunion : l'objectif, d'après l'invitation et les emails récents.\n4. Historique : les 3 derniers échanges d'emails ou documents partagés avec ces personnes, chacun résumé en une ligne avec la date.\n5. Points ouverts : promesses faites, questions restées sans réponse, chiffres évoqués.\n6. 3 questions que je devrais poser, et le résultat principal à viser.\n\nRègles : lecture seule, n'accepte, ne refuse, ne déplace et ne réponds jamais à une invitation. Ne contacte jamais les participants. Si une réunion n'a ni description ni historique, dis-le en une ligne au lieu de remplir. Indique le lien source de tout ce qui vient du web.\n\nTermine par un aperçu en 3 lignes : le moment le plus chargé de la journée, tout chevauchement ou lien manquant, et la réunion qui demande le plus de préparation.", "routine": "Du dimanche au jeudi à 18 h pour le lendemain. Facultatif : un rappel 15 minutes avant chaque réunion externe.", "expected_result": "Un message chaque soir avec une fiche courte pour chaque vraie réunion du lendemain et un aperçu de la journée en 3 lignes.", "troubleshooting": [ { "problem": "Il prépare des réunions sans intérêt pour moi.", "fix": "Soyez plus précis dans \"Ignorer\", par exemple avec des mots du titre ou par agenda." }, { "problem": "Il invente des informations sur les personnes.", "fix": "Gardez la règle \"écris inconnu si besoin\" et demandez un lien source à côté de chaque fait externe." }, { "problem": "Les fiches sont trop longues.", "fix": "Baissez la limite à 120 mots et retirez la section 4 pour les réunions internes." }, { "problem": "Mauvais jour préparé.", "fix": "Indiquez votre fuseau horaire dans le prompt : \"mon fuseau horaire est [fuseau]\"." } ], "faq": [ { "q": "Va-t-il modifier mon agenda ?", "a": "Non. La recette est en lecture seule et interdit d'accepter, de déplacer ou de répondre aux invitations." }, { "q": "Ça marche avec l'agenda Outlook ?", "a": "Oui, remplacez les connecteurs Google par Outlook Calendar et Outlook Mail." }, { "q": "Chercher des infos sur les participants, c'est correct ?", "a": "Il n'utilise que des informations professionnelles publiques et cite la source. Retirez l'étape web si vous préférez." } ] } } }